La herramienta de productividad que vamos a conocer en esta entrada se llama Toggl y sirve para registrar con precisi贸n el tiempo que le dedicamos a las actividades que realizamos. Puede servir tanto para estudiantes como para trabajadores, especialmente los freelancers.
Toggl, registrando con precisi贸n cada segundo trabajado
Los modos de registro de tiempo
Toggle tiene dos modos para registrar el tiempo de realizaci贸n de nuestras actividades:
- Modo manual: en este modo elegimos el tiempo de comienzo y de fin de una actividad que hayamos registrado y la dejamos registrada en nuestro historial
- Modo cron贸metro: en este modo activamos un cron贸metro que comienza a contar y podemos pausarlo y reanudarlo cuantas veces queramos. Cuando hayamos terminado la actividad simplemente la paramos. Luego, podemos comenzar con otra actividad.
Cada registro de tiempo se va acumulando y podemos verlos ordenados por fecha y editarlos. Los dos modos son complementarios y pueden usarse de forma indistinta. Incluso, es posible retocar tiempos registrados en modo cron贸metro, como si fuera modo manual.
Clientes, proyectos y etiquetas
Toggl est谩 pensado principalmente para trabajadores independientes, es decir, freelancers. Personas que necesitan controlar el tiempo de trabajo y luego pasar las horas trabajadas para poder facturarlas a un cliente. Es por eso que tiene una estructura que permite crear clientes, proyectos y etiquetas.
Cada registro de tiempo puede pertenecer a un proyecto de un cliente y tener una o varias etiquetas identificatorias. 驴Cu谩l es la idea detr谩s de las etiquetas? Clasificar la naturaleza del trabajo realizado. No es lo mismo, por ejemplo, para un dise帽ador armar un presupuesto, asistir a una reuni贸n o realizar un dise帽o propiamente. Por lo tanto, en su uso m谩s com煤n, las etiquetas sirven para diferenciar el tipo de tarea realizada.
En el caso de un estudiante universitario, los clientes podr铆an ser materias, los proyectos podr铆an ser trabajos pr谩cticos u objetivos puntuales. Las etiquetas se podr铆an clasificar seg煤n el tipo de tarea acad茅mica a realizar: investigaci贸n, cursada, estudio, repaso, o como prefieran.
Reportes y estad铆sticas sobre nuestro tiempo
Una de las opciones m谩s interesantes de Toggl es la secci贸n de reportes. All铆 vamos a encontrar estad铆sticas sobre nuestras actividades realizadas. Vamos a poder filtrar por fecha, cliente, proyecto, etiquetas y algunas opciones adicionales si tenemos la versi贸n premium.
De esta forma, si hemos registrado correctamente nuestro tiempo de realizaci贸n de actividades, vamos a lograr ver exactamente qu茅 tareas, proyectos y clientes nos han consumido m谩s tiempo. En base a esto, podremos tomar mejores decisiones en el futuro para poder optimizar el recurso m谩s importante del que disponemos que es nada m谩s y nada menos que nuestro tiempo.
Compartiendo los registros de trabajo
Toggl facilita tambi茅n el trabajo colaborativo. Se puede invitar a otros usuarios. Esto puede ser de mayor utilidad para empresas seguramente. Una forma de no s贸lo controlar sino tambi茅n tener una medida clara de a qu茅 se dedica el tiempo de trabajo.
Vinculado a esta opci贸n y tambi茅n enfocado en lo laboral, Toggl presenta los workspaces o espacios de trabajo. Se trata de vistas diferentes para poder ver solo una parte de todos los registros. Una forma 煤til de separar el trabajo ya sea por cliente o por proyecto.
Gamificaci贸n en Toggl
Como muchas de las aplicaciones, Toggl incorpora algo de gamificaci贸n. El objetivo en este caso es que el usuario aprenda a usar toda la potencialidad de la app. Cada vez que realiza una tarea nueva, desbloquea un logro.
Lo interesante es que estos logros se visualizan en un mapa y todo se convierte en una especie de juego donde uno va movi茅ndose por el mismo.
Versi贸n premium de Toggl
Toggl tiene una versi贸n b谩sica gratuita que seguramente cumplir谩 con todo lo que la mayor铆a de los lectores de Mentes Liberadas necesitan. Sin embargo hay adem谩s planes pagos con opciones adicionales.
La versi贸n Starter puede llegar a ser de mucha utilidad para freelancers porque permite cargarle a determinados proyectos o etiquetas un precio. Esto es genial porque, por ejemplo, a fin de mes, no hay que hacer cuentas. Basta con obtener el reporte correspondiente de las horas trabajadas para determinado cliente y as铆 saber cu谩nto hay que cobrarle.
Las versiones Premium y Enterprise est谩n pensadas ya para grupos de trabajos, empresas peque帽as o incluso grandes compa帽铆as que buscan aumentar la productividad de sus empleados.
Acceder o instalar Toggl
Toggl tiene versiones en distintos plataformas y se integra con varias tecnolog铆as. Tiene una versi贸n de escritorio para Windows, Mac y GNU/Linux. Por supuesto tambi茅n hay versi贸n para Android y para iPhone. Pero lo mejor de todo es que se puede usar tambi茅n directamente desde la web.
Si bien la app est谩 en ingl茅s, les ser谩 f谩cil aprender a utilizarla puesto que es muy intuitiva.
