Si la falta de organización es tu problema, aquí te voy a presentar un método para combatirla. Pero nada es sencillo, busca papel y lápiz porque hay que trabajar. Voy a mostrarte de qué se trata del método GTD: Getting Things Done.
El método GTD es una metodología de organización creada por David Allen en su libro Organízate con Eficacia. Consiste en crear listas de pendientes, clasificadas por tema y definir una bandeja de entrada donde deben caer las nuevas tareas. GTD define una regla llamada «la regla de los 2 minutos» que dice que si resolver una tarea lleva menos de dos minutos, entonces debe ser resuelta de inmediato.
Sigue leyendo y te cuento a fondo de qué se trata esta metodología de productividad.
¿Qué es GTD?
GTD significa Getting Things Done en inglés y si bien no hay una traducción al español específica, a mí me gusta traducirlo como “Logrando que las cosas se hagan”.
Este marco de trabajo fue creado por David Allen y se presenta y describe en profundidad en el libro Organízate con Eficacia.
GTD es la solución para ti si no puedes gestionar correctamente el tiempo. Si te olvidas de reuniones, entregas de trabajos, o si pierdes papeles importantes. Pero también lo es si mantienes el orden, pero quieres optimizar al máximo tu tiempo.
El libro Organízate con Eficacia contiene las bases de la metodología GTD.
Seguramente estarás pensando: ¡Yo quiero eso! ¿Qué tengo que hacer? ¿Dónde hay que anotarse? ¿Qué tengo que comprar?
La respuesta es tan solo que debes seguir el método y que lo puedes aprender directamente del libro del mismo Allen.
Si no cuentas con el libro, de todas formas puedes encontrar información en internet a través de blogs, videos y sitios que se especializan en este sistema.
En cuanto a gastos, puede ser totalmente gratuito o, si quieres, puedes invertir algo de dinero para acceder a recursos, cursos y elementos que te ayudarán a organizarte mejor.
¿Cuál es la filosofía de GTD?
David Allen habla del concepto de «mente como el agua». Esto suena a filosofía oriental, pero es algo bastante fácil de comprender. Te lo explico.
Según Allen, las personas se concentran mejor cuando tienen su mente despejada y libre de preocupaciones. De este modo, el autor plantea separar dos aspectos de las actividades a realizar.
Por un lado, el qué, cuándo y dónde debe realizarse una tarea. Por el otro, su ejecución propiamente.
Allen considera que lo primero, recordar qué hacer, no debe interferir con el propio acto de hacerlo.
La idea de GTD es que dejes de recordar tus pendientes y te concentres en resolverlos.
En otras palabras, lo que busca este método es que no tengas que recordar qué tareas hay que realizar, cuándo y dónde. Todos esos datos se vuelcan en un soporte, ya sea analógico o digital.
De este modo, tu mente no tendrá que estar pendiente de recordatorios de ningún tipo. Solo se enfocará en realizar las tareas propiamente.
¿Cómo se implementa GTD?
Pero bueno, mucho misterio hasta aquí. ¿En qué consiste este método? A continuación, te contaré algunas de las características más importantes de GTD.
Proyectos con tareas a resolver
La estructura principal de GTD es la de clasificar las tareas y pendientes en proyectos. Cada proyecto es un área de tu vida personal, académica o profesional. Pongamos ejemplos para que se entienda mejor.
Si estás estudiando en la universidad, tendrás un proyecto por cada asignatura que estés cursando. Por ejemplo, Historia, Geografía y Matemática. Pero obviamente también tendrás que ocuparte de temas administrativos como trámites y demás. Así que eso también sería un proyecto.
Si trabajas en una oficina, puedes tener un proyecto único para tu trabajo, o diversos, para cada aspecto de lo que haces (contabilidad, compras, cobros, etc.).
Además, puedes tener proyectos de tu vida personal como Casa (tareas hogareñas), Cuentas (tareas vinculadas a tus finanzas), Salidas (tareas vinculadas a recreación) y muchas otras similares.
La creación de estos proyectos que funcionan como carpetas depende de tu criterio y de tu necesidad. Puedes crear todos los que necesites. No hay límite.
¿Qué guardarás dentro de todos los proyectos?
Todas las tareas pendientes que tienes que resolver. Y a medida que aparezcan nuevas las irás agregando. Las que vayas resolviendo las marcarás como hechas.
Para llevar este registro puedes usar un soporte de papel y lápiz o alguna app.
Yo te recomiendo que le eches un vistazo a Todoist, ya que lo considero el mejor software de gestión de actividades que existe en la actualidad y además, tiene un plan básico gratuito.
Proyectos específicos de GTD
Más allá de tus proyectos personales, David Allen recomienda también tener dos específicos:
- A la espera: Aquí pondrás todas las tareas pendientes que no dependen de ti, sino que estás esperando que suceda algo para que se resuelvan.
- Quizás / Algún día: Aquí anotarás todas esas actividades que quieres hacer algún día en el futuro (hacer un viaje, estudiar un idioma, etc.)
La regla de los dos minutos
Esta regla es una de las claves más importantes de la metodología GTD. La regla de los dos minutos consiste en que si la tarea a realizar lleva menos de dos minutos, entonces hay que realizarla en el momento. De esta forma, responder un mail corto, hacer una llamada, guardar un papel o un archivo digital, son actividades que deberían realizarse en el acto.
¿Cuál es el objetivo detrás de esta simple regla? No cargar con tiempos administrativos tareas que no lo merecen. Para postergar y programar una tarea se necesita pensar un poco, pero hay tareas que son tan cortas que si lo hiciéramos, estaríamos desperdiciando nuestro tiempo. Por eso hay que resolverlas en el momento.
La regla de los dos minutos dice que si para resolver una tarea se necesita menos de dos minutos, entonces hay que llevarla a cabo en el acto y no posponerla.
¿Hay que cronometrar la tarea? No, los «dos minutos» son simbólicos. A lo que apunta el autor con esta regla es identificar tareas que se pueden resolver rápidamente. A fines prácticos pueden ser de dos, tres o incluso más minutos. Lo ideal es que cada uno defina aproximadamente cuándo una tarea puede resolverse de fo
Bandejas de entrada
GTD hace uso del concepto de bandeja de entrada o recipiente para alojar todas las tareas nuevas.
Puede ser la misma bandeja de entrada de tus correos electrónicos, o una de verdad que tengas en un escritorio. Es importante que marques cuáles son aquellos sitios donde se acumularán las tareas nuevas.
Captura absoluta
Es crucial en GTD: Getting things done anotar absolutamente todo lo que tienes que hacer. Lo ideal es tener un cuaderno que lleves siempre encima o, como te contaba, una app como Todoist.
La metodología GTD exige que todos aquellos pendientes sean capturados, es decir, volcados a un soporte que puede ser digital o analógico.
Procesamiento de tareas para hacer
Según lo que tengas por hacer, irás procesando las tareas.
Recuerda, si se puede hacer en menos de dos minutos, debes resolverla en el momento según la regla mencionada anteriormente. Si no, la puedes delegar o posponer.
En caso de que sea información que luego puede serte útil, entonces debes archivarla correctamente. A menudo es necesario que revises las listas de tareas para comprobar qué puedes ir adelantando.
Archivo de información
David Allen recomienda armar un archivo y es aquí donde puedes invertir algo de dinero. Pero quédate tranquilo, porque no hace falta gastar demasiado.
Apenas necesitarás algún material típico de papelería. Unas carpetas, marcadores y una abrochadora.
Si quieres invertir algo más de dinero, puedes comprar una rotuladora, que es una excelente herramienta de organización.
Te dejo un review de diferentes modelos para que puedas verificar sus características y precios: Rotuladoras para organizarse.
Con un buen archivo, evitarás perder documentos importantes.
GTD: Getting Things Done, un método y una filosofía
Si la desorganización es un karma para ti, entonces, dale una oportunidad a este método. Y si eres fan de la productividad, no sé qué estás esperando.
Yo llevo implementando GTD desde hace ya unos 10 años. Me funciona de maravillas y me permite realizar muchos proyectos en paralelo.
No solo aumentó mi productividad, sino que también disminuyó mi nivel de estrés.
GTD: Getting things done funciona si lo llevas adelante, tal cual lo explica David Allen en su libro. Por eso es tan importante tenerlo, y leerlo en repetidas ocasiones.
Lo puedes conseguir al mejor precio en formato digital para Kindle en Amazon. Ver precio en Amazon.
Más contenido en Mentes Liberadas
Esto ha sido todo por este artículo. Espero que haya sido de tu agrado.
Te invito a que sigas a Mentes Liberadas en las redes sociales. Estamos en Facebook, Instagram, Pinterest y X.
También te puedes suscribir a nuestro newsletter para recibir las novedades del sitio en tu correo electrónico.
Por último, puedes hacer una donación a Mentes Liberadas a través de nuestra cuenta en Ko-Fi. De esta manera, estarás contribuyendo con el sitio, para que haya más contenido, más recursos, más herramientas online.
Gracias por tomarte el tiempo de leerme.
Te espero en el próximo artículo de Mentes Liberadas.
