En este artículo vamos a ver un concepto muy simple que puede ser de utilidad para gestionar el tiempo de nuestras vidas. Se trata de la Matriz del Tiempo, también conocida como Matriz de Eisenhower.
La Matriz del Tiempo consiste en clasificar las actividades a realizar en cuatro cuadrantes: urgente e importante; no urgente pero importante; no importante y urgente; y no urgente ni importante. ¿El objetivo? Aumentar la productividad y dedicarle tiempo a lo que realmente vale la pena.
¿Qué es la Matriz del Tiempo?
La Matriz del Tiempo es una herramienta para organizar las prioridades. Se basa en clasificar lo que tenemos que hacer en cuatro cuadrantes, cada uno con distintas características, para poder determinar luego qué es lo que realmente nos da resultado en nuestras vidas.
Este concepto está explicado en el libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, de Stephen Covey. Una obra que es de referencia obligada con respecto a superación personal y productividad.
La Matriz del Tiempo es también conocida como Matriz de Eisenhower, en homenaje al General que peleó en la Segunda Guerra Mundial y luego fue Presidente de Estados Unidos. Una frase suya dio el pie a la idea de la matriz que luego Stephen Covey definiría en su libro:
Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente, rara vez es importante. -Dwight D. Eisenhower
La Matriz del Tiempo aparece en el ámbito del Tercer Hábito de los 7 que describe Covey. A este hábito lo llama Poner primero lo primero y trata precisamente sobre cómo gestionar el tiempo de nuestras vidas.
La Matriz del Tiempo, de Stephen Covey
La matriz del tiempo clasifica las tareas que realizamos todos los días en cuatro cuadrantes:
Cada cuadrante tiene dos dimensiones: su urgencia y su importancia. El primer cuadrante significa que las tareas que allí caen son urgentes e importantes. Las del segundo cuadrante no son urgentes, pero son importantes. Las del tercer cuadrante son urgentes, pero no son importantes. Y por último, las del cuarto cuadrante no son urgentes y tampoco son importantes.
¿Pero qué significa urgente e importante en este contexto? Analicemos las definiciones según como Covey las explica en su libro.
La urgencia en la matriz del tiempo
La urgencia está vinculada a cuando la tarea nos requiere a nosotros. Plazos que vencen, fechas de entrega, asuntos inesperados que surgen y que requieren nuestra atención. Son asuntos que no pueden esperar a resolverse luego, porque ya sería demasiado tarde.
En el caso del estudio, por ejemplo, hacer a las apuradas un trabajo práctico cuyo plazo vence al otro día sería un ejemplo de la típica tarea urgente. Que una tarea llegue a ser urgente a veces depende de nosotros, pero otras veces no. Siempre tendremos contratiempos y aparecerán asuntos inesperados que necesitan resolución. Algunos serán importantes y otros no.
La Importancia en la Matriz del tiempo
Lo importante es aquello que arroja un resultado significativo en nuestras vidas. Aquello que de hacerlo nos aporta valor. Aquí se pueden enumerar los grandes acontecimientos de nuestras vidas, experiencias únicas e irrepetibles. Pero también tareas que sirven para formarnos. Todo aquello que nos hace progresar y cambiar para bien se puede incluir en lo importante.
Los cuadrantes de la Matriz del tiempo
Ahora que sabemos qué es lo urgente y qué es lo importante, pasemos a analizar cada uno de los cuadrantes.
Cuadrante I – Lo urgente e importante
Este es el cuadrante donde caen cosas que necesitan resolución inmediata y que nos aportan valor. Stephen Covey llama a este cuadrante el cuadrante de los problemas y de las crisis. Todos tenemos en algún momento de nuestras vidas problemas que hay que solucionar y no vamos a poder escapar de este cuadrante. Sin embargo, vivir en él produce agotamiento y muchísimos estrés.
El primer cuadrante es el lugar en el que tenemos que evitar estar todo el tiempo.
La mayoría de los estudiantes universitarios y también muchos hombres y mujeres de negocios pasan todo su tiempo en este cuadrante. Se la pasan apagando incendios de forma continua. Cuando resuelven un problema, enseguida les aparece otro.
Ya dijimos que no podemos evitar que aparezcan situaciones urgentes en nuestras vidas. Entonces, lo que podemos hacer es intentar limitar la cantidad de problemas que requieren solución rápida. ¿Cómo lo hacemos? Anticipándonos a los problemas a tiempo, para evitar que lleguen al Cuadrante I de la Matriz del Tiempo. Y eso nos lleva directamente al Cuadrante II.
Cuadrante II – Lo importante pero no urgente
Este cuadrante es el que realmente nos aporta valor. Aquí es donde se desarrollan las tareas que no son urgentes pero que son importantes para nuestras vidas. Stephen Covey define este cuadrante como el corazón de la administración personal efectiva.
En el Cuadrante II de la Matriz del Tiempo están las tareas de largo plazo. Aquí está también la planificación. Todo aquello que permite atajar los problemas para que no lleguen luego al Cuadrante I y se conviertan en urgentes.
El segundo cuadrante es el que más valor aporta a nuestras vidas.
Los grandes momentos que vivimos y vamos a vivir en nuestras vidas también están aquí. Porque justamente de eso se trata vivir. De compartir momentos únicos con las personas que queremos. Hacer cosas placenteras y también ayudar a los demás. ¿Hay algo más importante que todo eso?
Cuadrante III – Lo urgente pero no importante
Este cuadrante es un espejismo del Cuadrante I. Las tareas que aparecen aquí son urgentes y parecen ser importantes, pero en realidad no lo son. Al menos no para nosotros. Pueden ser urgentes para los demás, pero a nosotros no nos van a aportar ningún valor.
El tercer cuadrante es un espejismo del primer cuadrante.
La gente que vive para quedar bien con los demás pasa todo su tiempo en este cuadrante. Se encarga de solucionarles los problemas a los demás en vez de ocuparse de los propios. Lo peor de todo es que creen que en realidad están en el Cuadrante I, apagando sus propios incendios.
También pueden aparecer en este cuadrante tareas que por obstinados creemos que son importantes. Seguramente les pasó alguna vez. Estudiamos un tema que no es muy importante, pero el miedo a que aparezca en el examen para el que faltan horas nos lleva a preocuparnos y a dedicarle mucho tiempo por sobre otras temas. Luego, en el examen ese tema ni aparece. Nos hicimos problema, nos angustiamos, perdimos tiempo valioso y no sacamos nada de valor para nosotros.
Cuadrante IV – Lo que no es urgente ni importante
Por último, el Cuadrante IV de la Matriz del Tiempo presenta todas aquellas tareas que no son ni urgentes ni importantes. ¿Por qué hacemos cosas que no nos aportan nada y que ni siquiera sentimos obligación externa de hacer?
Muchas veces el Cuadrante IV es un escape. Nos escapamos del Cuadrante I que nos estresa mucho y nos vamos directo al Cuadrante IV. Quizás terminamos de entregar un trabajo práctico o resolver una situación difícil en el trabajo. El estrés es tan alto que al llegar a casa lo único que deseamos es desconectar nuestro cerebro y ponernos a ver televisión.
El cuarto cuadrante es el que abarca todas las tareas que no nos aportan nada en ningún sentido.
Quizás estar un poco en el Cuadrante IV cada tanto no sea malo. Pero vivir en el Cuadrante I y escaparse al Cuadrante IV es algo perjudicial, dice el autor Stephen Covey. Este es un cuadrante que hay que evitar a toda costa.
El cuadrante II, el lugar donde debemos estar
Está claro que es el Cuadrante II, donde se encuentra lo no urgente y lo importante, el lugar donde más tiempo debemos pasar haciendo tareas. Pero como somos seres procrastinadores, tendemos a no darle importancia a lo que no es urgente, aunque sea importante. Eso es una pena.
En el caso de los estudiantes, creo que perdemos mucho tiempo en el Cuadrante I y luego buscamos refugio en el Cuadrante IV. Eso hace que la experiencia académica sea tan sufrida en algunos casos.
Hay muchos hábitos que se pueden cultivar para poder, de a poco, establecernos en el Cuadrante II. El mismo libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva da algunas pautas para lograrlo. Les recomiendo que lo lean para poder profundizar sobre este y muchos otros temas interesantes que trata.
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